特殊采购是指车辆保险、打印纸等在采购之前只能预估预算而不确定实际产生金额,且需要分多次执行的采购。此类采购的特殊性在于可以多次执行,且在签订合同时并没有约定合同的实际执行金额。
1、创建通用事前审批
创建此类采购的事前审批时,需要将事前审批设置为长期性的,并且指定过期日期时间。创建事前审批单后走事前审批流程即可。
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2、创建采购申请
通用事前审批审核通过后,需要创建采购申请
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3、创建采购申请并审核通后,走采购其他流程(采购计划备案、采购文件、采购质疑、采购结果、合同公告、合同备案、采购验收等)
(1)、采购计划备案
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(2)、采购文件
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(3)、采购结果
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(4)、创建合同
特殊采购关联的合同,在创建时允许合同金额为0,且不需要填写有执行金额的合同阶段。在后期分多次执行合同备案时,没备案一次会自动为该合同创建1个带有金额且必须验收的合同执行阶段。
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(5)、合同公告
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(6)、合同备案
合同公告审核通过后,默认会在列表生成1笔待备案的记录,点击进行第一次备案
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如果需要多次备案,从第二次备案开始,需要从列表左上角【新增备案】按钮开始备案
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多次备案的效果如下
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同时,系统自动为合同创建了多个带金额且需要验收的执行阶段
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(7)、采购验收
需要注意的是,进行了几次合同备案(实际上是有多少个需要验收的合同执行阶段),就需要进行错少次验收,且验收室直接关联合同阶段即可。
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(8)、合同执行
采购每完成1个阶段的验收,则可以到合同执行中执行该阶段。阶段执行必须关联采购验收
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合同累计执行阶段的金额,可以在通用报销中分一次或多次报销
(9)、报销
通用费用报销中,关联事前审批及采购合同报销即可。报销金额不能超过合同已执行且未报销总额
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