### 国华纪念中学校友会广佛清校友分会组织工作方式规范化的建议 ###### 秘书处 秘书长负责协助会长副会长统筹安排校友会所有工作并对各部门的工作进行跟进 活动策划副秘书长：活动策划副秘书长负责落实策划校友会各大活动，包括但不限于 * 跟进制作活动所需PPT * 细化活动流程 * 编写活动内容及注意事项等文书内容。 组织通讯副秘书长：组织通讯副秘书长负责各种报名工作及对外邀请工作，包括 * 开展活动前的报名 * 集体购买物品的报名统计 * 钉钉系统校友通讯录更新 干事：学习落实秘书处所有工作流程及工作规范，根据自己的兴趣对秘书处的工作进行熟悉。在秘书长及副秘书长的安排下进行工作。 ###### 宣传部 部长：跟进落实活动前中后期所有宣传事宜，包括但不限于 * 活动前需要发出的邀请函 * 活动中需要使用的多媒体制作 * 活动中照片的及视频素材的采集 * 活动后需要发布的新闻稿 * 规范每个活动的钉盘使用目录 副部长：由部长安排是否细分，最好有相关领域的副部长带干事 干事：根据部长及副部长的安排学习多媒体的制作等 ##### 后勤部 部长：对活动一切物资进行跟进及活动所需的所有后勤保障 * 列出常规工作步骤 * 编写活动物资目录，记录每次活动进出物资 * 规范每个活动钉盘使用目录 副部长：由部长安排是否细分 干事：根据部长及副部长的安排学习多媒体的制作等 ##### 财务部 部长：跟进活动预算及活动后资金的清算（尽量以组织机构的流程来规范，让干事可以从中学习） 副部长：由部长安排是否细分 干事：学习常规财务部工作流程，建议招财务专业校友 建议部长除后勤部之外都是已工作校友，副部长可以是已工作或者大三大四的校友，校友会需要新鲜的血液，希望干事从大一开始培养，每届大一招收1名。那么从大一到大四就会有多名干事，如果大三大四的校友会因为学业及职业发展忙起来，这个时候可以由部长直接指导大一大二校友进行工作。希望能够做到会长统筹活动，秘书处策划，各部门进行落实这样的一个工作流，并且忙于工作的部长只对细节进行修正，尽量多地指导安排干事进行工作，让校友会有个良性循环。所有活动的文件，均在项目结束后上传至钉盘进行备份。各部门负责人需要跟进上传事宜，并且逐步流程化活动工作。